Foreningens vedtægter, sidst opdateret efter generalforsamlingen d. 16/02/2020
§ 1 Navn og hjemsted
Stk. 1
Foreningens navn er Anime Kita.
Stk. 2
Foreningens hjemsted er Aalborg Kommune.
Stk. 3
Foreningens officielle sted for opslag er på dennes hjemmeside, www.anime-kita.dk.
§ 2 Formål
Stk. 1
Foreningens formål er at skabe et forum for dyrkelse af interesse for japansk popkultur i Nordjylland, hvor det primære interesseområde er anime og manga.
Der stræbes efter at skabe et miljø, hvor ligesindede kan mødes og deles om fælles interesser gennem blandt andet sociale medier og fysiske arrangementer, og herigennem bidrage til at udbrede kendskabet til foreningens fokusområde.
§ 3 Medlemmer
Stk. 1
Medlemskab i foreningen opnås ved betaling af et medlemskontingent, som er fastsat på generalforsamlingen.
Stk. 2
Alle kan blive medlem af foreningen, men personer under 13 år kan kun deltage i foreningens arrangementer i følgeskab med et myndigt medlem, som har ansvaret for vedkommende, eller ved at fremvise en signatur fra sin værge.
Stk. 3
Foreningens bestyrelse kan nægte optagelse af eller ekskludere medlemmer, som ved brud på reglerne eller ved deres optræden findes til åbenbar skade for foreningens medlemmer, interesser eller anseelse
Stk. 4
Som medlem af foreningen forpligter man sig til enhver tid at oplyse foreningen om sit borgerlige navn, bopæl samt fødselsdato, samt at holde disse opdateret.
Stk. 5
Et medlems oplysninger, jf. stk. 4, kan i visse tilfælde blive videregivet til forvaltningen, kommunen eller anden offentlig myndighed, hvor dette er påkrævet.
Stk. 6
På intet tidspunkt må der indtages euforiserende stoffer eller alkohol i forbindelse med Anime Kitas arrangementer.
Stk. 6a
Ved en enstemmig bestyrelse kan der ved arrangementer med et alderskrav på minimum 18 år indtages alkohol.
§ 4 Kontingent
Stk. 1
Foreningens kontingent fastsættes ved hver generalforsamling og dækker for medlemskab fra den første i den måned, hvor betalingen behandles, og et år frem.
Stk. 2
Medlemskab kan kun opnås ved betaling af medlemskontingent.
Stk. 2a
Der kan én gang per person benyttes et prøvemedlemskab, der giver gratis adgang til et arrangement, der tillader dette, såfremt at vedkommende ikke er tidligere eller nuværende medlem af foreningen.
Stk. 2b
Foreningens bestyrelse udvælger, hvilke arrangementer der er åbne for prøvemedlemskaber, eller udformer kriterierne, som Chibi-rådet udvælger ud fra.
Stk. 3
Ved udmeldelse vil kontingentet ikke blive refunderet.
§ 5 Generalforsamling
Stk. 1
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Stk. 2
Generalforsamlingen afholdes senest den 15. februar.
Stk. 3
Indkaldelse til generalforsamlingen skal ske med mindst 3 ugers varsel via opslag på foreningens hjemmeside.
Stk. 4
Indkomne forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før generalforsamlingen.
Stk. 5
Den endelige dagsorden skal opslås på foreningens hjemmeside sammen med årsregnskabet senest 1 uge før generalforsamlingen.
Stk. 6
Stemmeret forudsætter, at man er medlem af foreningen.
Stk. 7
Afstemningsproceduren til bestyrelsesposterne gennemføres anonymt ved hjælp af stemmesedler.
Stk. 7a
Afstemningsproceduren ved andet end bestyrelsesposterne gennemføres som udgangspunkt ved håndsoprækning. Hvis mindst et medlem ønsker det, gennemføres afstemningen i stedet anonymt ved hjælp af stemmesedler.
Stk. 8
Man kan kun stemme ved personligt fremmøde.
Stk. 8a
Hvert medlem kan afgive stemme én gang for hvert afstemningspunkt.
Stk. 9
Opstilling til en post kræver ikke personligt fremmøde ved generalforsamlingen; dog kræver det en repræsentant, som kan fremføre opstilledes sag.
Stk. 10
Ændring af vedtægter kan ske ved, at et ændringsforslag præsenteres til en generalforsamling, og mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget på den pågældende og én opfølgende generalforsamling. Dette gælder både for almene og ekstraordinære generalforsamlinger.
Stk. 10a
Den opfølgende generalforsamling kan ikke afholdes samme dag som den første generalforsamling.
Stk. 11
Ved stemmelighed mellem flere kandidater til en bestyrelsespost udskrives der omvalg mellem disse.
Stk. 11a
I tilfælde af, at der fortsat er stemmelighed mellem flere kandidater efter omvalg, afgøres valget ved lodtrækning.
Stk. 12
Dagsordenen for den almene generalforsamling skal mindst indeholde (såfremt disse er på valg – Se §7 stk. 2):
- Valg af dirigent, referent og minimum 2 stemmetællere.
- Bestyrelsens beretning
- Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab
- Fremlæggelse og godkendelse af fremtidige planer og budget for næste år
- Indkomne forslag
- Fastsættelse af kontingent
- Valg af bestyrelse: formand, næstformand, kasserer, to bestyrelsesmedlemmer og en bestyrelsessuppleant
- Valg af revisor og revisorsuppleant
- Eventuelt
Stk. 13
Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling ved almindeligt stemmeflertal, og er forpligtet hertil hvis mindst femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt fremsætter ønske derom overfor bestyrelsen. Sker dette, skal bestyrelsen hurtigst muligt træde sammen. Generalforsamlingen skal afholdes senest 2 uger efter, at den er indkaldt. Hvad angår øvrige krav til indkaldelse, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling. Se dog stk. 12a.
Stk. 14
Dagsordenens første punkt ved den ekstraordinære generalforsamling er en tillidsafstemning til bestyrelsen som helhed. Nedstemmes den ikke, er proceduren den samme som ved ordinær generalforsamling. Nedstemmes den, er alle dens medlemmer på valg, i rækkefølgen formand, kasserer, næstformand, menige medlemmer, revisor, bestyrelsessuppleant og til sidst revisorsuppleant. Derefter er proceduren den samme som ved ordinær generalforsamling.
Stk. 15
Bestyrelsen sørger for forfriskninger til årets ordinære generalforsamling – på foreningens regning. Dette beløb sættes af bestyrelsen og skal på forhånd indgå i årets budget.
§ 6 Regnskab
Stk. 1
Regnskabsåret følger kalenderåret fra 1/1 til 31/12.
Stk. 2
Årsregnskabet forelægges ved den ordinære generalforsamling til godkendelse.
Stk. 3
Kassereren har vetoret over en beslutning om økonomien, såfremt den overskrider det indeværende budget.
§ 7 Bestyrelsen
Stk. 1
Bestyrelsen er foreningens ledelse og vælges på generalforsamlingen. Den består af en formand, næstformand, kasserer og to menige bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 2
Formanden, næstformanden og kassereren vælges for en 2-årig periode, mens de øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleanten sidder et år ad gangen. Formanden og kassereren er på valg lige år, mens næstformanden er på valg ulige år.
Stk. 3
Bestyrelsesmøder afholdes hvert kvartal og ellers efter behov. Ved disse møder træffes der beslutninger ved almindeligt flertal og der tages referat, som inden to uger skal være offentligt tilgængeligt på foreningens hjemmeside. Derudover fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden.
Stk. 4
Der vælges en revisor og en revisorsuppleant for et år ad gangen.
Stk. 5
Fratræder formanden, overtager næstformanden posten og beholder samtidig næstformandsposten. Personen har fortsat kun én stemme. Formandsposten vil derefter være på valg til næste generalforsamling.
Stk. 5a
I dette tilfælde vil suppleanten optages i bestyrelsen som tredje menige medlem, indtil næste generalforsamling, for at undgå stemmelighed.
Stk. 6
Trækker næstformanden eller kassereren sig fra sin post, optages suppleanten i bestyrelsen, og et af de to menige medlemmer eller suppleanten overtager den ledige post. Næstformands- eller kasserer-posten er på valg til næste generalforsamling.
Stk. 7
Hvis bestyrelsessuppleanten trækker sig eller overtager en anden post, er bestyrelsessuppleanten på valg ved næstkommende generalforsamling.
Stk. 7a
Hvis yderligere et medlem af bestyrelsen trækker sig, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling hurtigst muligt.
Stk. 8
Alle medlemmer af foreningens bestyrelse samt suppleanten skal være myndige.
Stk. 8a
Revisor og revisorsuppleant skal være myndige.
Stk. 9
Bestyrelsesmedlemmer samt suppleanten må ikke have en økonomisk interesse i foreningen eller i afholdelsen af arrangementer i foreningen.
Stk. 10
Alle medlemmer af foreningens bestyrelse samt Chibirådet og Eventrådet skal være betalende medlemmer af foreningen.
§ 8 Tegningsregler og hæftelse
Stk. 1
Foreningen tegnes udadtil af formanden og kassereren.
Stk. 2
Ved optagelse af lån eller køb og salg af fast ejendom kræves der en enstemmig bestyrelse.
Stk. 3
Foreningen hæfter kun for sine forpligtigelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.
Stk. 4
Foreningens finansielle og materielle aktiver kan ikke tilfalde enkelte personer.
Stk. 5
Personer, der forvolder skade eller udøver hærværk imod andres ejendele og/eller ejendom, står selv til ansvar herfor. Foreningen kan ikke holdes ansvarlig for dette. Medlemmerne har ansvaret for deres egne ejendele.
§ 9 Opløsning
Stk. 1
Foreningen kan kun opløses ved, at posterne som formand, næstformand og kasserer ikke længere kan besættes, og 80 % af de tilstedeværende medlemmer ved en generalforsamling vedtager at opløse foreningen.
Stk. 2
Efter foreningens opløsning overdrages dens aktiver, efter at alle kreditorer er betalt, til foreningen “Koyo” med CVR nummer: 37773085. Såfremt denne forening ikke længere er eksisterende, overdrages de til en anden forening, hvis formål ligeledes er dyrkelsen af japansk popkultur.
§ 10 Medier
Stk. 1
Foreningen har ret til at modificere, publicere og forlange kopier af fotografier fra foreningsaktiviteter, når fotografierne er taget på områder, som foreningen disponerer over.
Stk. 1a
Ved særlige lejligheder kan man ved speciel aftale med foreningens bestyrelse være vedtægt §10 stk. 1 undtaget.